设备资产内部控制制度

设备资产内部控制制度

1．职务分离制度

大多数刚接触内部控制这一概念的人常常将内部控制与内部牵制的概念混淆。这是因为内部控制自始至终贯穿着内部牵制的两个思想：

(1)两个或两个以上的人或部门无意识地犯同样错误的机会是很小的； ，

(2)两个或两个以上的人或部门有意识地合伙舞弊的可能性大大低于单独一个人或部门舞弊的可能性。

有关设备资产的主要业务如下：

(1)确定企业未来生产经营能力及职务需要的规划；
(2)编制成本预算，
(3)购置设备资产；
(4)验收设备资产；

(5)保养和维修设备资产，
(6)资产计价与折旧的计算；
(7)资产盘存废弃的处理，会计记录等。

为了加强控制，有些业务需要一定的职责分工，这些分工至少要达到以下7点要求：

(1)各种资产的需要应由使用部门提出。采购部门、企业内部建筑或建设部门一般无权首先提出采购或承建的要求。
(2)资产请购或建造的审批人应与请购或建造要求提出者分离。
(3)资本预算的复核审批人应独立于资本预算的编制人。

(4)设备资产的验收人应同采购或承建人、款项支付人在职务上分离。
(5)资产使用或保管人员不能同时担当资产的记账工作。
(6)资产盘查工作不能只由使用或保管人员或只由负责记账的人员来进行，应有独立于这些人员的第三者参加。
(7)资产报废的审批人不能同是资产报废通知单的编制人。

只有达到上述几点要求的职务分离，才能够明确地执行内部控制，在职责、职权上进行内部控制，搞好设备资产的内部控制，因此，职务分离制度是资产内部控制制度的前提和基础。

2．资本支出预算制度

在现代企业生产经营活动中，利润最大化是最根本的目标之一，但投资机会是无限多的，而投资资本总是有限的，对利润的追求，使得企业总是力求将有限的投资资本分配到最有利的投资上去。因此，为了筹集这些资金和在资金投入后使企业的利润有所提高，以及在各种投资
机会中作出最有利的选择，编制资本支出预算是内部控制制度中的重要一环。

资本支出预算是为是否取得以及如何取得某项资产投资项目的决策提供资料而编制的预算，其本身并不是一项投资决定，而只是作出决算所依靠的资料。它的编制，应由工程技术、计划、资金管理、采购、销售、生产等部门的人员共同参加，这样可使一项资本支出预算错误发
生的可能性降到最低。

设备资产内部控制程序要求使用部门首先提出某种书面申请，并详细说明技术和经济上的理由。而这一申请是否经济和以何种方式取得，必须通过资本支出预算的分析才能决定。

一个好的内部控制制度要求一项资产的投资需有多个资本支出预算可供选择，对于投资金额较大的项目，资本支出预算应该有多项分投资预算额，以便于日后对投资实际支出额的控制，

3．设备资产取得的控制制度

当一项设备资本支出预算核准时，资本支出预算的执行业务就已经授权采购部门或其他部门开始进行设备资产的取得业务了。

对于从外部采购的设备资产，它的取得过程一般包括选型、购置和安装调试三个步骤。

选型必须遵循技术先进、生产实用、运行可靠、便于维修、经济合理的原则。在技术和质量方面应由工程技术人员参与，具体地考察如设备生产率、可靠性、维修性、节能性、成套性、安全性和环保等因素。

在有些企业的控制制度中，技术质量要求较高，费用支出较大的设备购货合同，规定须有不同专业技术人员，如采购专家、工程师、生产人员、律师和成本会计师组成的小组作最后的审查。这一点设备资产的取得控制方面也值得提倡。

选型时，要遵循预选、细选和决策三个步骤。预选时信息要灵、情报要广，细选时要求对厂家直接进行咨询，其中主要内容包括产品的各种技术参数、性能、精度、加工范围、产品质量、信誉及附件、价格、交货期等。细选中初设的方案应该在两个以上，以便决策。决策方案时要从经济性、可靠性、可维修性等方面来考虑，建议可采用专家小组或请咨询单位等方式充分进行可行性论证。

在安装调试过程中，应指定一个或几个专门的职员，由他们根据设计或其他技术资料和承包商在合同条款上的承诺，逐步地监督建造或安装的进度、数量和质量，并按需要和条件的许可作各种技术测试工作。这种监督性控制，有时可请外部的专家来提供。任何于安装结束时才进行一次性验收，在安装过程中缺少甚至没有内部控制是非常危险的。

4. 设备资产的记录和入账的控制

设备资产应分类设置，由各种账户分别记录。其分类有房屋、租赁资产的改良、机器设备、家具、办公设备、运输设备等。每类资产账户应附有单独的卡片或表单，记录财产各种详细的资料。每张卡片或表单应记录每项资产的简要说明，存放地点，购人或建造的日期，相应的凭
单或工作单号码，资产的价值，规定的计量单位，折旧的方法，估计残值，每会计期应提的折旧以及已提的金额。同时设备资产记录还应表明该项财产维修和保养情况。此外，所有卡片或表单应编上交叉索引号码，以便同资产账户或其他记录相核对。

良好的内部控制制度要求详尽、明了、充分的记录，也要求对记录经常地核实，有效地调整，对于设备资产的记录和入账更要求如此。

有效的记录和人账控制，要求有效的会计控制。

首先，会计部门登记各类资产明细账时，应有适当的复核程序来验证各种应计人各种资产价值的费用成本，防止多计或少计财产价值，造成经济上的损失；其次，会计控制通常要求事先将应予资本化的资产项目调协目录表加以确定或对不能罗列的财产和无法确定的资产在金额
上设定一个最低界限，否则设备资产账户可能会变得项目众多、杂乱而使控制资产非常困难以及导致资本支出和收益支出的划分不准。

5．资产的维护和保养制度

由于设备资产具有使用期限长，单位价值大等特点，使用时必然牵涉设备资产的维护和
保养。

在设备管理中，对于设备的维护管理，主要有如下几方面：
(1)设备的日常维护；
(2)设备的定期维护；
(3)设备的区域维护，
(4)设备维护的检查评比。

资产的维护与保养控制制度应注意以下两点：首先，各级保养人员不同，程度不同，相关的工具、费用等也不同。日常维护可由设备资产使用人员执行，其直接上级检查，定期维护要求专业人员执行，使用人员配合，进行检查验收。区域维护应由使用人员及该区域内主管技术的
职员进行维护。其次，工业固定资产的检查与评比要由使用与维护的第三者进行，做到客观准确和经常，以利于提高维护与保养员的积极性。

设备资产的维护与保养情况应在该项资产的表单或记录中记录下来，并定期受到负责工程技术的高级管理人员或由指定的人员检查。

对于维修和保养设备资产的费用，在会计上应全部进入主期或者分期摊入各期成本费用中，不能资本化。对于这些费用的控制，应防止必须资本化的费用作为维修和保养费用来列支。还有一种有效的控制方法是由会计部门逐月编制维修和保养费用表，以便分析各月之间
费用的重大波动原因。

6．设备资产的折旧，定期盘查和报废的控制制度

(1)折旧

折旧是一种物质损耗的价值转移，是产品成本的一个重要组成部分，它对于企业发展和国家建设都有重要意义。

合理的折旧首先必须合理地确定资产的取得成本、有效寿命和残值。而当资产的计价得到有效控制时，取得成本一般不难确定。而资产的有效寿命和残值需要通过一定的控制程序来判断。虽然要求管理当局精确地估计资产的有效寿命是不可能的，但是管理当局有责任把有效寿命估计得尽可能近似地反映特定资产的状况。

首先，管理当局应广泛地征求有经验的工程技术人员和会计师的意见；其次，应收集类似设备的各种历史资料；再次，应尽可能地参考税法规定和各种资产的服务寿命，以便会计上计算的净收入和为纳税而计算的净收入尽可能一致，在实务上，这种控制往往能取得比较好的效果，此外，企业还要求保险公司提供保险统计的资料为确定各种资产的有效服务寿命。

残值的估计一般应以取得资产的转卖行情或者前几年的经验为依据，但有时这种做法也有一定困难，因此，另一种控制方法也许是可取的，即企业事先制定一种符合公认会计原则的折旧处理会计方针。在方针中，适用于各类资产的折旧方法及各类资产的平均残值等最好事先能用文字形式加以规定。这种控制可防止同类资产采用多种折旧方法而导致的账务处理复杂化。同时也可使折旧会计处理得以一贯性。

(2)盘查

虽然资产对于现金等来说，遗失或被盗的可能性较小，但它们是长期存在的，物质实质与账面记录的状态很可能不一致。甚至可能有账面记录仍在，物质实体已经不存在或被遗忘的情况发生。因此，定期盘查设备资产是保护财产的必要控制手段。盘查是指将设备资产的账户记录与设备资产的实际相比较，以防止出现设备资产实际与设备资产的账户记录不符的情况。

由于盘查的目的是为了防范人为的错误或职员的舞弊行为，也就是说盘查与内部控制制度的目标是一致的，因此，企业应定期（视财产的性质不同而不同，通常至少每一年一次）有一个专门的小组来盘查设备资产的实存情况，该小组应由负责保管、记账等不同职能的人员以及与厂场设备无关的其他局外人组成。

盘查的结果应记录在厂场设备盘查清单上。盘查人员（一般要求两人以上）应在盘查清单上签字。实地盘查结果后，应将盘查清单内容同设备资产的卡片相核对。如发现差异，或设备资产已处于不能正常运转状态，应由设备资产保管部门的主管审查其原因。每次盘查的清查单应归档保存，以便日后追查有关人员的责任。

(3)报废

保护财产的另一种控制是对于不再需要的资产通过一定的程序来处理。一种最佳的控制方法是设计一种财产报废工作通知单，规定任何设备资产的保管或使用人员在没有得到一张经过审核批准的废弃工作通知单前，不得擅自放弃一项设备资产。废弃工作通知单内容包括设备资产卡片上所记载的所有内容、废弃的理由、估计废弃处理所需的费用、估计能收回的残值、出售价值等，该单应由工程师或其他具备专门知识的人审查填制。

同资产取得一样，资产废弃或出售需要由不同级别的管理人员批准，通常是以财产的金额作为标准。金额较低的财产废弃，须经部门经理或其他被授权人批准。而对于金额较大的财产废弃，例如，主要生产线、大型机器设备等，则需要通过蓝事会批准。

废弃工作单至少应设置三联；一联由审批人留案备案，一联作为执行废弃出售工作的授权证明，一联交财务部门。

财务部门收到执行完毕的废弃工作通知单后，应审查该单是否经执行部门主管的签字认可，并应及时注销厂场设备的账面记录。