TPM管理 - 企业会议的管理方法

企业会议的管理方法

开会，是管理工作的一种重要方法。他对集思广益，消除误解，做出决策，有重要意义。但许多会议成为一种形式，一种“累赘”。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。有的会议，参加人数众多，无多大关系“陪绑”的现象严重。有的会议成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义---

总之，低效的会议，无用的会议，拖拉的会议，陪绑的会议，既浪费了大家的时间，又制造了“文山会海”，已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才会开好高效的会议？

召开会议要考虑以下要素：

1．会议的必要性

会议不是万能的，有的问题不一定只有开会才能解决。可以的话，考虑用文件传达或电子邮件等形式代替一些会议，有的问题靠开一次会议也解决不了，必须考虑其他方法。

2．会议的原则

“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”是会议的基本原则。

没有主题（目的）的会议不如不开，没有任何有建设性意义的决定或共识的；实施执行了没有效果等于白开。

3．会议的形式

既然决定召开会议了，就应该明确以下事项：

- 会议目的：为什么要开这个会(WHY)；
- 会议内容：讨论，决定什么内容(WHAT)；
- 会议形式：朋什么方法去检讨(HOW)；

- 参加人选：哪些人？他是非来不可的吗？会议人员一般在5-10人以内，人太多时考虑会议效果(WHO)；
- 会议时同：一般在2个小时以内，长时间的会议让人感到疲惫( WHEN)；
- 会议地点：在哪里召开会议？最好明确到几楼几号会议宣，井提前预订确认。(WHERE)；

明确以上事项，并将会议议程发送给列席人员。这是一个会议能否成功的前提。

4．会议召开的注意事项

- 议题明确：主持人一开始应向参会者申明会议的议题、介绍背景及概况。与会议无关的话要避免；
- 气氛把握：主持人以大家关注或感兴趣的话题引起共鸣，活跃会议气氛；
- 意义：发言后要做一次总结提高讨论的深度和广度．切中主题；

- 耐心聆听是对他人的尊重；
- 不管是谁的发言，都要耐心聆听。随意打断或面露不屑之色都是对他人的不尊重；
- 对于发育人提出的情报，意见，想法应作一个简单的记录，并有所肯定和回应；

- 发言后要进行讨论，讨论要针对主题，而非旁征博引，即兴而发；
- 及时总结会议：-会议结束时，主持人应进行会议总结，重申会议讨论的结果。对决定的事项应落实到人，并明确完成期限。
- 发言简短明确：一次发言控制在3分钟以内，不可同时讲几个主要内容。

5．会议后的工作跟催

- 会议时选一个人担当会议记录员，此人态度端正，为人公正，有较好的领悟理解及概括能力，能把握记录要点；
- 会议结束后，将做好的会议记录发布给相关人员。必要时考虑转换成公告形式向全体人员颁布；
- 主持人对会议内容必须定期跟进进度，滞后项目要采取对策。必要时做成总结发行。

6．执行TPM会议的“三大纪律”

- 先协调，后开会；
- 开小会，开短会；
- 开工作会，开现场会。